Fünf bis sechs Sekunden entscheiden, ob ein Brief geöffnet wird oder ungelesen im digitalen Papierkorb landet.

Frei nach dem Motto „Der Köder muss dem Fisch schmecken und nicht dem Angler“ sollte der Inhalt relevant und spannend für den Empfänger gestaltet sein und nicht nur die Geschäftsführung begeistern.

Mehrere Newsletter und Werbemails landen täglich im Posteingang. Bei entsprechender Qualität sind dennoch Öffnungsraten von bis zu 60 Prozent möglich. Das oberste Kriterium ist ein inhaltlich gut gestalteter und für die jeweilige Kundengruppe relevanter Inhalt.

Vier Faktoren sind entscheidend:

Der Absender muss dem Empfänger bekannt sein, die Betreffzeile neugierig machen und der Inhalt im Autovorschau-Fenster dem Leser relevant erscheinen.

Knackiger Betreff:

Der Betreff ist das Hauptkriterium. Je kürzergefasst, desto höher ist laut Studien die Öffnungsrate. Zu allgemeine Betreffzeilen, wie“Newsletter April 2014″ regen nicht zum Weiterlesen an. Stattdessen sollte dem Empfänger ein Mehrwert vermittelt werden. Ob ein „exklusives Angebot“ oder „frische Krapfen gratis“ – das Versprechen aus dem Betreff muss der Mail-inhalt halten. Sonst folgen auf eine hohe Öffnungsrate viele Newsletter-Abmeldungen.

Prägnanter Inhalt:

Drei bis fünf Themen genügen, bei längeren Texten wäre ein Inhaltsverzeichnis nötig.

Versandzeitpunkt:

Innerhalb der ersten 24 Stunden werden rund 87 Prozent der Mails geöffnet, 93 Prozent in 48 Stunden. Der ideale Versandtzeitpunkt ist zielgruppenabhängig. Randzeiten gelten als günstiger als mitten in der Arbeitszeit – etwa Montag oder Donnerstagabend.

Zielgruppengerechte Segmentierung:

Viel zu oft schicken Unternehmer ihre Newsletter an alle, statt sie zielgruppengerecht zu segmentieren. Dabei können Inhalte durchaus individualisiert werden: Ein Beispiel sind Trigger Mails, die Empfängern zum Geburtstag gratulieren oder in regelmäßigen Abständen erinnern, ein Produkt nachzubestellen. EMail Marketing funktioniert nur mit professionellem Adressmanagement und bedarf der ausdrücklichen Zustimmung der Empfänger.

Mails von unbekannten Absendern sind nicht effektiv. „Lieber sende ich ein Mail an 5000 Leute, die das wirklich interessiert, als an 100.000, die das überhaupt nicht interessiert“.

Wie viele E-Mails geöffnet und wie viele Bestellungen auf elektronische Post entfallen, lässt sich mit den modernen Mailprogrammen leicht messen. Die Onlinewerbeexperten sind sich einig, dass sich E-Mail Marketing und Social Media gut ergänzen. So kann der Newsletter direkt in Facebook gepostet werden oder Mailinhalte mit dem „Gefällt mir“-Button bewertet und so an neue Zielgruppen empfohlen werden.

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